Tumpelo, tunari, idiootti

Aluehallintovirastoissa työskentelevät virkamiehet saavat varsin kirjavaa palautetta. Saamme positiivista palautetta, mutta valitettavan usein palaute on vähemmän kannustavaa. Otsikon palautteen tekee erityisen ikäväksi se, että sitä ei ole antanut ulkoinen asiakkaamme vaan kirjaamon sisäiset asiakkaat. Voi olla vaikea uskoa, mutta tämänkaltaisilla nimillä on työkaveria kutsuttu.

Meillä on käynnissä hanke tiedolla johtamisen parantamiseksi. Ilman ajan tasalla olevaa tietoa, on vaikea johtaa kohti tulevaisuutta. Tieto syntyy käynnissä olevissa prosesseissa. Tietoa tuottavat sekä asiakkaat että asiantuntijat. Keskeisessä asemassa on tiedon virheetön ja yhtäläinen kirjaaminen niin kirjaamossa kuin vastuualueilla.

Hankkeen aikana olen tutustunut paremmin kirjaamistyöhön ja sen merkitykseen virastollemme. Vaikka kirjaaminen ei ole substanssityötä, sen merkitys on vähintään yhtä tärkeää niin tiedolla johtamiselle kuin asiakkaan oikeusturvalle. Tämä tosiasia unohtuu meiltä välillä.

Kirjaamisessa sekä kirjaamossa että vastuualueilla tapahtuu virheitä. Asiakkaat harvoin toimittavat täydellisiä dokumentteja. Ne voivat olla puutteellisia tai virheellisiä. Kirjaajat joutuvat tekemään usein todella monimutkaista selvittelytyötä, johon he tarvitsevat asiantuntijoiden apua. Apua saa vain pyytämällä.

Vastuualueilla tapahtuvat kirjaamiskäytännöt vaihtelevat. Asioita kirjataan eri tavalla johtuen historiasta, asioiden määrästä, viraston suuruudesta, puutteellisesta perehdyttämisestä, heikosta osaamisesta, ajan puutteesta tai mitä moninaisemmista syistä. Matkatessamme kohti uutta valtion lupa- ja valvontavirastoa, on tärkeä löytää yhtenäiset tarkoituksenmukaiset kirjaamistavat. Itse asiassa tuota yhtenäistä toimintaa tarvitaan jo nyt, jotta tiedot olisivat vertailukelpoisia ja luotettavia.

Nyt käynnissä olevassa hankkeessa pyritään tunnistamaan ongelmat sekä yhdessä ratkaisemaan niitä. Tämä voi tarkoittaa yhteisiä pelisääntöjä tai vaikkapa uutta koulutusta.

Tärkeää on kuitenkin muistaa, että kukaan ei tee virheitä tahallaan. Meillä aluehallintovirastossa ei työskentele yhtään tumpeloa, tunaria tai idioottia. Meillä työskentelee tunnollisia ja ahkeria työntekijöitä, jotka inhimillisyydessään tekevät joskus myös virheitä. Minäkin teen virheitä. Ja niin todennäköisesti myös sinä. Työkaverin nimitteleminen on epäasiallista käyttäytymistä, joka ei ole missään olosuhteissa hyväksyttävää. Kiire tai stressikään eivät oikeuta käyttäytymään huonosti.  

Meidän esimiesten tehtävänä on puuttua epäasialliseen käyttäytymiseen, kun sellaista havaitsemme tai sellaisesta kuulemme. Meillä jokaisella on oikeus asialliseen palautteeseen ja arvostavaan kohteluun. Kenenkään työ ei ole arvokkaampaa kuin toisen. Se on vain erilaista.